Monitoraggio dell’informativa finanziaria

Monitoraggio dell’informativa finanziaria

Il modello di gestione dei rischi e di controllo interno sull’informativa societaria adottato da Italgas è stato definito coerentemente con le previsioni della normativa italiana ed è basato, sotto il profilo metodologico, sul “CoSO Framework” (“Internal Control – Integrated Framework”, emesso dal Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), modello di riferimento a livello internazionale per l’istituzione, l’aggiornamento, l’analisi e la valutazione del sistema di controllo interno.

La progettazione, l’istituzione e il mantenimento del Sistema di Controllo Interno sull’Informativa Societaria sono garantiti mediante le attività di scoping, l’individuazione e la valutazione dei rischi e dei controlli (a livello aziendale e di processo, attraverso le attività di risk assessment e di monitoraggio) ed i relativi flussi informativi (reporting).

Le attività di scoping e quelle di risk assessment per i processi rilevanti sono condotte secondo un approccio “top down – risk based”.

La definizione dello scoping è finalizzata ad individuare sia le società del Gruppo Italgas in ambito al Sistema di Controllo Interno sull’Informativa Societaria, definendo, per ciascuna di esse, le componenti da applicare, sia le voci e le informazioni di bilancio a tal fine significative e i processi ad esse associati.

Le attività di risk assessment per i processi rilevanti sono mirate a identificare le specifiche attività in grado di generare rischi di errore non intenzionale o di frode che potrebbero avere effetti rilevanti sul bilancio.

A fronte di società, processi e relativi rischi considerati rilevanti, è stato definito un sistema di controllo seguendo due principi fondamentali: la diffusione dei controlli a tutti i livelli della struttura organizzativa, coerentemente con le responsabilità operative affidate e la sostenibilità dei controlli nel tempo, in modo tale che il loro svolgimento risulti integrato e compatibile con le esigenze operative.

La struttura del sistema di controllo prevede controlli a livello di entità (Company Entity Level Controls), che operano in maniera trasversale rispetto all’entità di riferimento (gruppo/singola società) e controlli a livello di processo. Questi ultimi si suddividono in: “Controlli specifici”, volti a prevenire, individuare e correggere errori o irregolarità che si verificano nel corso dello svolgimento delle attività operative (Process Level Controls); “Controlli pervasivi”, intesi come elementi strutturali del sistema, volti a definire un contesto generale che promuova la corretta esecuzione e controllo delle attività operative. Rientrano tra i controlli pervasivi quelli afferenti: la segregazione delle attività incompatibili (Segregation of Duties) ed i controlli generali sui sistemi informatici (IT General Controls), a presidio del corretto funzionamento degli stessi.

Tutti i controlli sono oggetto di regolare valutazione per verificarne nel tempo l’adeguatezza del disegno e l’effettiva operatività. A tal fine, sono previste attività di monitoraggio di linea (ongoing monitoring activities), affidate al management responsabile dei processi/attività rilevanti, e attività di monitoraggio indipendente (separate evaluations), affidate all’Internal Audit, che opera secondo un piano annuale concordato con il Dirigente Preposto alla redazione dei documenti contabili societari, volto a definire l’ambito e gli obiettivi del proprio intervento attraverso procedure di audit concordate.

Gli esiti delle attività di monitoraggio e delle verifiche svolte sui controlli, nonché le altre eventuali informazioni o situazioni rilevanti per il Sistema di Controllo Interno sull’Informativa Societaria, sono oggetto di un flusso informativo periodico (reporting) sullo stato del sistema di controllo, che viene garantito anche dall’utilizzo di strumenti informatici volti ad assicurare la tracciabilità delle informazioni circa l’adeguatezza del disegno e l’operatività dei controlli. Sulla base di tale reporting, il Dirigente Preposto redige un rapporto semestrale ed annuale sull’adeguatezza e l’effettiva applicazione del Sistema di Controllo Interno sull’Informativa Societaria che, condiviso con l’Amministratore Delegato, è comunicato al Consiglio di Amministrazione, previa informativa al Comitato Controllo e Rischi e al Collegio Sindacale, in occasione dell’approvazione del progetto di bilancio di esercizio e del bilancio consolidato, nonché della relazione finanziaria semestrale consolidata. Inoltre il Dirigente Preposto, anche di concerto con l’Amministratore Delegato, rilascia le attestazioni previste dalla legislazione italiana a garanzia del financial reporting.

Il 18 Ottobre 2016 il Consiglio di Amministrazione ha nominato Claudio Ottaviano Dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari. Claudio Ottaviano è Responsabile Amministrazione e Bilancio di Italgas.